Devido à pandemia do novo Coronavírus (COVID-19), a Secretaria de Planejamento de Jacareí estabeleceu novas regras para atendimento aos profissionais e munícipes, online ou presencial, visando não prejudicar o andamento de processos administrativos. As novas medidas buscam evitar qualquer possibilidade de aglomeração de pessoas.
A abertura de processos e sua tramitação poderão se dar por meio digital ou presencial, este último mediante agendamento prévio. Desta forma, todas as medidas de proteção ao combate do Coronavírus estão sendo tomadas. A Sala de Atendimento, localizada na própria Secretaria de Planejamento (Rua Lamartine Delamare, 153, Centro), está equipada com proteção em suas mesas, para evitar o contato direto entre servidores e profissionais.
De acordo com a secretária de Planejamento de Jacareí, Rosa Sasaki “o momento em que estamos vivendo requer tolerância e boa vontade de todos os profissionais e essas adequações visam o bom andamento dos trabalhos e o resguardo à saúde de todos”.
A informatização dos processos integra o plano de ação denominado ‘Simplificação’ e tem como objetivo facilitar a tramitação deles. Entenda as novas práticas, orientações e os procedimentos que serão adotados:
1) Abertura de processo pelo AtendeBem online (com Certificado Digital)
– Deverá conter toda documentação em PDF, assinada com o certificado digital. Todos os documentos deverão ser assinados individualmente. Deverá, necessariamente, ser informado o e-mail do profissional e do proprietário;
– Apresentar Procuração do Requerente (outorgante) para o Responsável Técnico (outorgado) e cópia do RG e CPF do Requerente. Não é necessário reconhecer firma na procuração (observar modelo da Procuração no anexo VII da Resolução SEPLAN Nº 01/2018);
– Observar orientações para processos administrativos por via eletrônica constantes na resolução SEPLAN nº 01/2020, publicada no Boletim Oficial de 17/04/2020.
2) Abertura de processo pelo AtendeBem (presencial)
– Deverá ser feito agendamento prévio pelo telefone (12) 3955-9000, opção 1;
– Será necessária toda documentação assinada manualmente e digitalizada, inclusive os projetos. Não deverão ser anexadas fotos dos projetos e estes não deverão ser digitalizados por partes. Deverá, necessariamente, ser informado o e-mail do profissional e do proprietário;
– Apresentar Procuração do Requerente (outorgante) para o Responsável Técnico (outorgado) e cópia do RG e CPF do Requerente. Não é necessário reconhecer firma na procuração (observar modelo da Procuração no anexo VII da Resolução SEPLAN Nº 01/2018).
3) Orientações gerais (documentos, comunique-se e atendimento)
– Projetos gerados diretamente em PDF: precisam ser configurados como se fossem ser plotados para não comprometer a legibilidade do projeto (cores, penas e tamanho de textos definidos corretamente).
– Cópia de Projeto Físico: anexar uma cópia do projeto físico para análise (no Atende Bem), ou durante a análise poderá ser solicitada 01 via dos projetos para auxiliar na análise, em função do tamanho/número de pranchas e porte da edificação, às quais deverão ser entregues na Secretaria de Planejamento, com as devidas identificações (número do processo, proprietário e profissional).
– Resposta a Comunique-se: documentação em resposta a comunique-se deverá ser encaminhada para os seguintes e-mails: [email protected] e [email protected] (encaminhar sempre para os dois e-mails), indicando como ‘Assunto’ do e-mail: Número do processo e o nome do analista responsável;
– A documentação encaminhada em atendimento ao comunique-se deverá estar em um único arquivo de PDF, com tamanho máximo de 8mb. Projeto de implantação deverá ser apresentado em arquivo único. Caso não seja possível, a documentação deverá ser nomeada com números, na sequência em que deverá ser anexada ao processo (ex.: 01implantacao.pdf; 02implantacao.pdf; 03implantacao.pdf, etc.).
4) Atendimento presencial por agendamento (diretamente na Secretaria de Planejamento)
– Antes do agendamento, o profissional deverá buscar sanar todas as suas dúvidas através do e-mail do analista. Somente depois de esgotadas todas as tentativas por e-mail é que será autorizado o agendamento para atendimento presencial;
– A solicitação de agendamento deverá ser realizada através do Telefone: (12) 3955-9000, opção 2, momento em que serão disponibilizados dia e horário para atendimento ao profissional;
– Os atendimentos terão duração de, no máximo, 30 minutos;
– O profissional deve verificar a localização do processo e já solicitá-lo para encaminhamento à Secretaria de Planejamento. Só haverá atendimento com o processo.